バックオフィス業務を効率化するポイント

　バックオフィス業務は多岐にわたるため、効率化するには順を追って進める必要があります。

①業務フローを作成する
②業務リストを作成する
③業務の優先順位・重要度を判断する
④業務の断捨離を行う
⑤業務のマニュアル化・省力化を行う
⑥業務のシステム化（自動化）を行う
⑦フロー・リスト・マニュアルを最新化する

①業務フローを作成する

　まず業務の全体の流れを把握することで、抜け漏れを防ぐことが出来ます。
個々の業務を月や年単位で繋げていきます。このフローをもとに業務リストやマニュアルを作ります。フローなしでリストやマニュアルを作ると、抜け漏れが発生してしまい、いざ後任者や自動化をしようとすると、業務が回らないことが発生します。

②業務リストを作成する

　フロー内の個々の業務をリスト化します。何のために、誰が、いつどのタイミングで、何を使って、何をしているのかの目線で作成すると整理しやすくなります。

③業務の優先順位・重要度を判断する

　現行のすべての業務が本当に必要かを見極めます。過去は重要だった資料も今では不要となっていることがあります。特に従業員は業務に追われてしまうと、実は使われていない、効果の薄い業務を行っていることも多々あります。また、削減や改善を提言しても報われないことが多くあると、提言することを諦めてしまいます。上長や管理者は細かい業務はわからないかも知れませんが、従業員の業務に興味を示すだけでも、削減や改善意識の向上にもつながります。

④業務の断捨離を行う

　業務改善には思い切って断捨離を行う必要があります。中途半端な改善は、効果が薄かったり、逆に手間が増えてしまうこともあります。あったほうが良いかもと言うものは、業務の手間の方が多いです。よく家庭の整理整頓で、いつか使うかもしれないと置いておいたものも、1年使わなかったものや着なかった服は断捨離しましょうと聞いたりします。実際私も１年着なかった服は５年たっても着ていません…。
　もちろん面倒でも法令で必要なものや取引や社内で必要な対応は断捨離してはいけません。このようなものは以降の段階で改善を検討しましょう。

⑤業務のマニュアル化・省力化を行う

　断捨離後に残った業務を、誰でも出来るようマニュアル化しましょう。このマニュアル化を行う過程で、不要な手順や処理、効率化できる手段も見つかっていくことがあります。例えば、これまで郵送していたものを電子化したり、振込んでいたものを引落しに変更したり、月4回やっていたことを2回にしたりと、マニュアル化していく中で非効率だと感じることが出来、改善案が出てきます。

⑥業務のシステム化（自動化）を行う

　業務をシステム化（自動化）するには、少し手間と知恵が必要です。このため、マニュアル化・省力化した後に検討・実行した方が良いです。

⑦フロー・リスト・マニュアルを最新化する

　④⑤⑥の手順で変更した点を必ず反映しましょう。いつのまにか変わってしまっていると、後任者が混乱してしまいます。また、最新化の手順を随時または定期的に行うことで、さらなる効率化を進めていけます。